Generalidades
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; por tanto, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS.
El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANALISIS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de miembros, participantes actividades, proveedores y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANALISIS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANALISIS ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal.
1. Identificación del responsable del tratamiento de la información
| Razón social | SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS |
| Dirección | CRA 14 A No. 102-52 |
| Número de contacto | 6100508 – 3158925060 |
| Correo electrónico | socolpsi@gmail.com |
2. Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales
LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos miembros, candidatos en formación, asistentes a eventos científicos, empleados, proveedores, acreedores, usuarios, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
2.1 Fines administrativos, educación no formal, comerciales, informativos, de mercadeo.
2.2. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus miembros, proveedores, empleados y terceros vinculados.
2.3. Fomentar, promover y desarrollar actividades científicas y educativas en la ciencia del psicoanálisis.
En relación con lo anterior, LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS podrá ejecutar las siguientes acciones:
2.3.1 Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
2.3.2 Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
2.3.3 Se dará tramite de actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales a partir de la solicitud expresa por medio escrito y en la fecha de radicación.
3. Derechos de los titulares
3.1 La Sociedad, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
3.2 Ser informado por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANALISIS como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.
3.3 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
3.4 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
4. La autorización
4.1 AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares para el uso de datos personales con el fin de enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, y demás información relativa de la entidad, a través de correo electrónico, medios de divulgación y/o redes sociales.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
- Quien es el responsable o encargado de recopilar información.
- Datos recopilados.
- Finalidades del tratamiento.
- Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
- Información sobre recolección de datos sensibles.
4.2 AUTORIZACIÓN PARA USO DE FOTOGRAFÍAS, VIDEOS Y TRABAJOS
La SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los Titulares para el uso de las imágenes, fotografías, videos y trabajos tomadas en actividades científicas o eventos organizados en la sociedad, para ser publicadas en la página web, boletín, redes sociales, cartelera y otros medios de divulgación Institucional.
Las filmaciones y registros de audio podrán ser publicados igualmente en la página web, por medios electrónicos, en eventos y actividades científicas organizadas en la Sociedad.
Para que los Titulares autoricen lo mencionado anteriormente, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
4.3 MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN
La SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS establece mecanismos para obtener la autorización de los Titulares que garantice su consulta. Estos mecanismos son: por escrito, por correo electrónico y medios de divulgación Institucional como es la página web, que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
La Sociedad publicó en su página web el aviso de privacidad a través del cual comunicó la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Aviso de privacidad: En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la Información, los responsables deberán informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
4.4 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
Los Titulares podrán solicitar a la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
5. Responsable del tratamiento: Sociedad Colombiana de Psicoanálisis
La SOCIEDAD COLOMBIANA tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
| Área responsable | Administración |
| Dirección | Cr 14 A # 102 – 52 |
| Correo electrónico | socolpsi@gmail.com |
| Teléfono | 6100508 |
| Celular | 3158925060 |
6. Forma de proceder respecto a las consultas y solicitudes hechas por los titulares de los datos
6.1 CONSULTAS: Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la Sociedad respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
La consulta, modificación, actualización y/o revocatoria será atendida por medio escrito en el correo electrónico sosolpsi@gmail.com, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS responderá su solicitud en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2 RECLAMOS: Todo titular de datos personales que considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el Decreto 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
6.2.1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado (socolpsi@gmail.com), con los siguientes datos:
- Identificación del Titular (Nombre y documento de identidad)
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta.
- Documentos que se quiera hacer valer como prueba del reclamo.
6.2.2 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6.2.3 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6.2.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
7. Protección datos personales de menores de edad y adolescentes
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS, asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, contemplados en la Ley, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
8. Datos sensibles
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político.
9. Políticas de seguridad informática
Para la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS, es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.
Así mismo, se permite informar que internamente la Sociedad ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
- Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (control de acceso a la red y antivirus).
- Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware.
- Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
- Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
- Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa.
- En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.
- Aviso Habeas Data.
La Sociedad deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
La SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
9.1 Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza privada.
9.2 Que el cliente como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos, actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio o a través del correo socolpsi@gmail.com
9.3 Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no, de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado a sus datos.
9.4 Que, para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos sus miembros, empleados, proveedores, acreedores, entre otros, la SOCIEDAD COLOMBIANA DE PSICOANÁLISIS ha dispuesto el siguiente correo electrónico: socolpsi@gmail.com, en el que podrán presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos.
10. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.
